Bir işletmenin performansı yalnızca satış rakamları, teknoloji yatırımları veya finansal kaynaklarla belirlenmez. Çalışanların zamanı ve yetkinlikleri ne kadar doğru kullanabildiği de şirketin sonuçlarını doğrudan etkiler.
Ancak çalışan verimliliği denildiğinde yalnızca “daha fazla iş yapmak” anlaşılmamalıdır.
Gerçek verimlilik; doğru işe odaklanmak, gereksiz iş yükünü azaltmak, sorumlulukları netleştirmek ve çalışanların performans gösterebileceği bir sistem kurmaktır.
Çalışanlardan sürekli daha fazla performans beklemek yerine, öncelikle onların hangi koşullarda çalıştığını değerlendirmek gerekir.
Peki çalışan verimliliğini artırmak için şirketler neler yapabilir?
- Görev ve Sorumlulukları Netleştirin
Bir çalışan kendisinden ne beklendiğini tam olarak bilmiyorsa yüksek performans göstermesi zorlaşır.
Özellikle büyüyen şirketlerde görevler zaman içinde birbirine karışabilir. Aynı işi birden fazla kişi yaparken bazı önemli sorumluluklar ise hiç kimsenin üzerinde olmayabilir.
Bu nedenle çalışanların;
- görev alanları,
- sorumlulukları,
- yetki sınırları,
- öncelikleri,
- performans beklentileri
açık şekilde tanımlanmalıdır.
Görev tanımlarının net olması yalnızca çalışanların işini kolaylaştırmaz, yöneticilerin performansı değerlendirmesini de daha sağlıklı hale getirir.- Öncelikleri Doğru Belirleyin
Yoğun çalışmak ile verimli çalışmak aynı şey değildir.
Bir çalışan gün boyunca çok sayıda işle uğraşıyor olabilir ancak bu işlerin şirket hedeflerine katkısı düşükse gerçek anlamda verimlilikten söz etmek zordur.
Yöneticilerin çalışanlara yalnızca yapılacak işleri değil, hangi işlerin öncelikli olduğunu da göstermesi gerekir.
Her şey acil olduğunda aslında hiçbir şey gerçekten öncelikli değildir.
Günlük operasyon içinde çalışanların zamanını en fazla değer yaratan işlere yönlendirmek verimlilik üzerinde önemli bir fark yaratabilir.
- Gereksiz Süreçleri ve Toplantıları Azaltın
Çalışan verimliliğinin önündeki en büyük engellerden biri zaman kaybıdır.
Uzun toplantılar, gereksiz onay süreçleri, tekrar tekrar hazırlanan raporlar veya manuel yürütülen işler çalışanların zamanının önemli bölümünü tüketebilir.
Şirketlerin belirli aralıklarla şu soruyu sorması gerekir:
“Bu işi neden bu şekilde yapıyoruz?”
Bir süreç geçmişte gerekli olmuş olabilir ancak bugün aynı şekilde devam etmek zorunda değildir.
İş akışlarını sadeleştirmek, gereksiz adımları kaldırmak ve mümkün olan alanlarda otomasyon kullanmak çalışanların daha değerli işlere zaman ayırmasını sağlar.
- Düzenli ve Yapıcı Geri Bildirim Verin
Çalışanların performanslarını geliştirebilmesi için neyi doğru yaptıklarını ve hangi alanlarda gelişmeleri gerektiğini bilmeleri gerekir.
Ancak geri bildirim yalnızca hata olduğunda verilirse çalışan açısından bir gelişim aracı olmaktan çıkar ve eleştiri olarak algılanmaya başlayabilir.
Etkili geri bildirim;
- zamanında,
- açık,
- somut örneklere dayalı,
- gelişime odaklı
olmalıdır.
Yılda bir kez yapılan performans değerlendirmeleri yerine daha kısa ama düzenli görüşmeler yapmak, problemlerin erken fark edilmesine ve gelişimin daha hızlı desteklenmesine yardımcı olur.
- Çalışanlara Sorumluluk ve Karar Alanı Verin
Her kararın yöneticiden geçmesi hem çalışanları hem de şirketi yavaşlatır.
Çalışan sürekli onay beklemek zorunda kalıyorsa zamanla inisiyatif almaktan vazgeçebilir.
Yetki devri ise yalnızca yöneticinin iş yükünü azaltmak için yapılmaz. Aynı zamanda çalışanların sorumluluk alma, karar verme ve problem çözme becerilerini geliştirir.
Bunun için çalışanın hangi konularda karar verebileceği ve hangi noktada yöneticisine danışması gerektiği açıkça belirlenmelidir.
Kontrol tamamen ortadan kaldırılmamalıdır. Ancak çalışanların hareket alanı olmadığı bir sistemde yüksek performans ve sahiplenme beklemek de gerçekçi değildir.
AYÇA'dan Not:
Şirketlerde çalışan verimliliği konuşulduğunda ilk refleks çoğu zaman çalışanın motivasyonunu sorgulamak oluyor.
Oysa düşük performansın nedeni her zaman çalışanın isteksizliği değildir.
Görevlerin belirsiz olması, sürekli değişen öncelikler, gereksiz süreçler, yetersiz geri bildirim veya her kararın yönetici onayına bağlı olması da çalışanların verimliliğini ciddi şekilde etkileyebilir.
Bu nedenle çalışan performansını değerlendirirken yalnızca kişiye değil, kişinin içinde çalıştığı sisteme de bakmak gerektiğini düşünüyorum.
Bazen performansı artırmanın yolu çalışanı değiştirmek değil, çalışma biçimini değiştirmektir.Sonuç:
Çalışan verimliliğini artırmak, insanlardan daha fazla çalışmasını istemekle sağlanmaz.
Görevlerin netleştirilmesi, önceliklerin doğru belirlenmesi, gereksiz süreçlerin azaltılması, düzenli geri bildirim verilmesi ve çalışanlara uygun sorumluluk alanlarının açılması daha sürdürülebilir sonuçlar oluşturur.
Verimli ekipler tesadüfen oluşmaz.
Çalışanların işlerini doğru yapabilecekleri, karar alabilecekleri ve katkılarının karşılığını görebilecekleri bir yönetim sistemi kurulması gerekir.
Çalışan performansını artırmak istiyorsanız önce “Çalışanlarımız neden daha verimli değil?” sorusundan önce “Biz nasıl bir çalışma sistemi oluşturduk?” sorusunu sormak daha doğru bir başlangıç olabilir.